Od początku pandemii koronawirusa wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej. I choć może się wydawać, że powrót po dwóch latach do biura będzie po prostu kontynuacją tego, co pandemia przerwała, takie założenie może okazać się zgubne.
Nowa normalność
Niektóre firmy, np. z branży IT, dość łatwo przeszły na pracę zdalną, bo już wcześniej udostępniały taką formę swoim pracownikom. Inne – m.in. sektor finansowy, czy opieka medyczna – potrzebowały zmodyfikować swoje sposoby działania, aby zaadaptować się do nowej sytuacji. Pracownicy doświadczali nie tylko stresu związanego z obawą o zdrowie swoje i bliskich, ale też wynikającego z konieczności zmierzenia się z wielopoziomowymi zmianami.
Zmianie uległ sposób robienia zakupów, witania się, przemieszczania, korzystania z pomocy lekarskiej, zostały ograniczone kontakty z przyjaciółmi, i wreszcie zmiana zaszła także w sposobie pracy. Wiele osób stanęło w obliczu konieczności pracy z domu pełnego innych ludzi – partnerów, dzieci, albo potrzebowały szybko nauczyć się pracy poprzez nowe aplikacje, programy i systemy, aby przystosować się do nowej rzeczywistości zawodowej. To było dużo.
Jednak ponieważ zagrożenie trwało zdecydowanie dłużej niż się spodziewaliśmy, w końcu przywykliśmy do nowego stylu pracy – do manewrowania pomiędzy obowiązkami domowymi a zadaniami zawodowymi, jedzenia posiłków przy komputerze, pracy w domowych ubraniach, do tego, że w domu jednak jest mniej ludzi niż w biurze. I teraz, kiedy metodą prób i błędów wypracowaliśmy najlepsze dla siebie rozwiązania logistyczno-organizacyjne, czas na kolejną zmianę – powrót do biura.
To już nie jest to samo biuro
Niezależnie od tego, czy po czasie pracy zdalnej wracamy do tego samego budynku, czy firma przeniosła się do innego lokalu – to już nie jest to miejsce i relacje, które istniały przed pandemią, bo w międzyczasie świat i my sami ulegliśmy transformacji. Warto sobie uświadomić, że znów będzie potrzebny proces przejścia, wypracowywanie nowych rozwiązań, które zadziałają dla współpracowników w nowej rzeczywistości.
Część osób w ogóle nie doświadczyła spotkań na żywo, bo zostali zatrudnieni w trakcie pandemii i mają tylko doświadczenie współpracy zdalnej, najczęściej przez komunikatory i różne aplikacje do zarządzania zadaniami w zespołach. Jak więc wesprzeć pracowników w procesie powrotu do biur? Jest kilka rzeczy, które można zrobić, aby lepiej przygotować się do ponownego spotkania na żywo.
Uwzględnij nowe preferencje zespołu
Warto zapytać pracowników co sprawi, że poczują się w biurze komfortowo. Może są to jasne zasady dotyczące higieny i dezynfekcji, może zielone, żywe rośliny porozstawiane w biurze, możliwość pracy w ciszy we własnym boksie lub pokoju, a może regularne spotkania zespołu na początek lub koniec dnia. Zebranie informacji od wszystkich pracowników da im poczucie, że ich zdanie i komfort się liczy, pod warunkiem, że zostanie usłyszane i uwzględnione – nawet jeśli jakiś pomysł nie będzie możliwy do realizacji w preferowanej formie, ale pracownik spotka się z otwartością na szukanie innych rozwiązań.
Niech to nie będzie kolejne zadanie do odhaczenia, ale raczej początek budowania na nowo dobrej atmosfery i relacji w firmie.
Nie stawiaj od razu na efektywność
Powstrzymaj się przed stawianiem wymagających celów zaraz po powrocie do biura. Daj zespołowi i sobie czas na adaptację do nowej sytuacji. Poznajcie się na nowo. W zależności od tego, jaki jest poziom otwartości w zespole – możecie zacząć od rozmowy o swojej aktualnej sytuacji życiowej, o swoich obawach i oczekiwaniach, o poczuciu bezpieczeństwa.
Możecie stworzyć indywidualne listy preferencji, tego, co wspiera i co nie wspiera. Mogą się znaleźć na nich m.in. informacje dotyczące zadawania pytań w trakcie pracy – czy osoba woli, aby podejść do jej biurka, czy zadać pytanie przez komunikator, a może kiedy jest w słuchawkach, jest to sygnał, że potrzebuje się skoncentrować i nie chce, aby jej przerywano? Jak chcecie się witać? Niektórym brakuje ciepłych powitań wyrażonych objęciem czy uściskiem dłoni, inni wolą zostać przy bezpiecznym powitaniu łokciami albo słownym. Jaki strój do pracy będzie akceptowalny i komfortowy? To tylko niektóre z pytań, jakie możecie zadać sobie i pracownikom, żeby zadbać na starcie o pewien poziom komfortu i bezpieczeństwa.
Uwzględnijcie wszystko, co możliwe, a strategie trudne do realizacji spróbujcie zamienić na inne.
Może być dziwnie
Nawet jeśli porozmawiacie o swoich emocjach, potrzebach i preferencjach, przygotujecie indywidualne listy, przystosujecie biuro, aby było jak najbardziej komfortowe i przyjazne, ustalicie, jak chcecie się witać i być ze sobą w jednej przestrzeni – to i tak pierwsze dni czy tygodnie mogą być dziwne. Bądźcie gotowi na zmieszanie, dyskomfort, pomyłki, rozdrażnienie, rozkojarzenie, konflikty i trudne rozmowy.
Na czym ta gotowość może polegać? Na przykład na wyrażaniu zrozumienia dla drugiej osoby i jej reakcji, ale też dla samego siebie i własnych emocji. Na akceptowaniu tego, że jesteście różni i w różny sposób będzie przebiegała Wasza adaptacja. Jeśli to możliwe przygotujcie też pokój, w którym będzie można „odparować”, spuścić trochę napięcia, np. poprzez granie w gry, rozmowy, siedzenie w wygodnym fotelu czy po prostu bycie samemu. Przyda się też trochę akceptacji niepewności, bo po prostu nie wiecie, jak teraz będzie. Dzielcie się sposobami na radzenie sobie z napięciem – na pewno każdy z Was ma co najmniej jedną wypróbowaną metodę na jego obniżanie.
W zależności od tego, jak wyglądały relacje w Waszym zespole przed pandemią, pewnie podejdziecie do procesu powrotu do biura trochę inaczej. Jednak możecie potraktować tą przerwę jako okazję do budowania relacji w firmie na nowych zasadach, takich, które będą bardziej służyć Waszej współpracy, atmosferze, poczuciu bezpieczeństwa, a poprzez to także wydajności.
